Hogyan válassz IT-szolgáltatót? 10 szempont, ami számít

1. Ismerik-e a KKV-k valóságát?

Egy nagyvállalati háttérből érkező szolgáltató lehet kiváló szakember – de nem biztos, hogy érti, mit jelent a KKV-s valóság. Azt, hogy nincs külön IT-költségvetés, nincs belső IT-s, és a cégvezető egyszerre dönt a gépekről és a logisztikáról.

A jó KKV-s IT-partner nem „lenyomja" a nagyvállalati megoldásokat, hanem pontosan annyit javasol, amennyi a cégednek kell – és méretarányosan gondolkodik.

🔍 Kérdezd meg: „Hány hasonló méretű cégnek dolgoznak jelenleg?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Csak nagyvállalati referenciát mutatnak, vagy nem tudnak KKV-s példát mondani.

2. Van-e proaktív monitoring, vagy csak hívásra jönnek?

Ez a legfontosabb különbség. A proaktív megközelítés azt jelenti, hogy a szolgáltató folyamatosan figyeli a rendszered állapotát – és beavatkozik, mielőtt probléma lenne. A reaktív modellben viszont megvárod, amíg valami elromlik, aztán felhívod őket.

Az előbbi megelőz, az utóbbi tűzoltás. Az előbbi kiszámítható, az utóbbi mindig rosszkor jön és mindig drágább.

🔍 Kérdezd meg: „Ha valami lassan romlik – lemez, hálózat, szoftver –, honnan tudnak róla?"

⚠️ Figyelmeztető jel: A válasz: „Ha gond van, hívjon minket." Ez nem felügyelet – ez reaktív javítás.

3. Milyen SLA-t és válaszidőt vállalnak?

Az SLA (Service Level Agreement) rögzíti, milyen hibánál milyen gyorsan reagálnak. A kulcskérdés: a válaszidő és a megoldási idő nem ugyanaz. Egy szolgáltató reagálhat 15 percen belül – de ha a megoldás 3 napig tart, az nem sokat ér.

Érdemes részletesen megérteni, mit vállalnak – a válaszidő és SLA részletes magyarázatát itt találod.

🔍 Kérdezd meg: „Mi a garantált válaszidő súlyos hibánál? És mi a célzott megoldási idő?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Nincs írott SLA, vagy a válasz annyi: „Igyekszünk minél gyorsabban."

4. Átlátható-e az árazás?

Az IT-szolgáltatásnál az ár önmagában nem mond semmit. Fontos, hogy pontosan értsd, mi van benne az alapcsomagban, és miért kell külön fizetni. A fix havi átalány vs. óradíjas modell közötti különbség megértése segít eldönteni, melyik árazás véd téged jobban.

A jó ajánlat nem az, amelyik a legolcsóbb – hanem amelyik a legkevesebb meglepetéssel jár.

🔍 Kérdezd meg: „Mik a rejtett költségek? Mi nincs benne az alapcsomagban – és mennyibe kerülnek az extra tételek?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Az ajánlatban feltűnően sok az „opcionális tétel", vagy nem tudnak egyértelmű havi összeget mondani.

5. Hogyan kommunikálnak – érthetően vagy IT-zsargonban?

Ha a szolgáltató nem tud cégvezetői nyelven beszélni, az nemcsak bosszantó – hanem kockázat. Ha nem érted, mit csinálnak, nem tudod kontrollálni sem. Az IT-partner feladata, hogy neked ne kelljen szakembernek lenned ahhoz, hogy átlásd, mi történik a rendszereddel.

A jó kommunikáció nem csak stíluskérdés – hanem azt jelenti, hogy havonta kapod az összefoglalót, ami megmutatja: mi történt, mi az állapot, és mi a javasolt következő lépés.

🔍 Kérdezd meg: „Kaphatok mintát a havi riportból, amit az ügyfeleik kapnak?" Ha van ilyen, nézd meg: érthető-e, van-e benne beavatkozás-összesítő, eszközlista, javaslat? Ha nincs minta, az is válasz.

⚠️ Figyelmeztető jel: A válaszban öt rövidítés van, amiből egyet sem értesz. Vagy: „Igény esetén készítünk összefoglalót" – ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem készítenek.

6. Van-e dokumentált rendszer a cégedről?

Ha az IT-szolgáltató holnap hirtelen elérhetetlenné válna, tudnád-e, mi van a szervereden, milyen jelszavak futnak, hol vannak a mentések, milyen licenceid vannak? Ha erre bármelyik kérdésre „nem" a válasz, az azt jelenti: a tudás egy ember fejében van, nem rendszerben.

A jó szolgáltató dokumentálja a hálózatot, az eszközöket, a jelszavakat (biztonságosan), a licenceket és a mentési rendet – és ez a dokumentáció a tiéd, nem az övé.

🔍 Kérdezd meg: „Ha holnap eltűnne a cégünk IT-felelőse, mi alapján tudnák átvenni a rendszert? Van hálózati rajz, jelszólista, eszközleltár?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Mindent „a fejükben tartanak", vagy a dokumentáció náluk van és nem adják ki.

7. Mit tartalmaznak a havi jelentések?

Ez szorosan kapcsolódik a kommunikációhoz, de külön szempont, mert rendszerességről szól. A havi jelentés nem formalitás – hanem az egyetlen eszközöd, amellyel cégvezetőként rálátásod van arra, mit csinál az IT-szolgáltató a pénzedért.

Egy jó havi riport tartalmazza: hány beavatkozás volt, milyen típusú, mennyi idő alatt oldódtak meg, van-e javaslat, és milyen állapotban vannak az eszközeid. Ha ezt nem kapod – nem látod, miért fizetsz.

🔍 Kérdezd meg: „Kapok-e havi összefoglalót, amiből látom, mi történt, és mi a következő lépés?"

⚠️ Figyelmeztető jel: „Igény esetén küldünk" – a tapasztalat szerint ez azt jelenti, hogy soha.

8. Hogyan kezelik a biztonsági mentést és a vészhelyzeteket?

A mentés a céged utolsó védvonala. Ha a szerver megáll, ha ransomware támad, ha egy kolléga véletlenül töröl mindent – a mentésből indulsz újra. De a mentés önmagában kevés: rendszeresnek, teszteltnek és távolinak is kell lennie.

A jó szolgáltató nemcsak beállítja a mentést, hanem figyeli, teszteli, és van terve arra, mi történik katasztrófa esetén. Ha még nem nézted meg, mit jelent a korszerű mentési megoldás, és miért fontos, hogy a mentést rendszeresen teszteld – érdemes elolvasni.

🔍 Kérdezd meg: „Mikor volt utoljára visszaállítási teszt az én rendszeremen? Van-e katasztrófa-helyreállítási terv?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Nem tudják megmondani, mikor volt utoljára teszt – vagy nem tudnak tervet mutatni vészhelyzetre.

9. Skálázható-e a szolgáltatás a cég növekedésével?

Ma 15 gép, jövőre 25. Ma egy telephely, két éven belül kettő. Ha a szolgáltató nem bírja a növekedést – mert egyedül dolgozik, mert nincs kapacitása, mert a rendszere nem skálázódik –, pontosan akkor lesz gond, amikor a legjobban szükséged lenne rá.

A jó szolgáltató kérdez a terveidről, és az ajánlatát a jövőre is méretezi – nem csak a mára.

🔍 Kérdezd meg: „Ha duplázódik a létszámunk vagy új telephelyet nyitunk, hogyan változik a szolgáltatás és a díj?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Egy-két fős szolgáltató, aki máris alig ér rá válaszolni – a bővülést valószínűleg nem bírja majd.

10. Van-e ellenőrizhető referencia?

A weboldalon szereplő logók és marketing-idézetek nem referenciák. Referencia az, amikor felhívhatsz egy valódi, jelenlegi ügyfelet, és megkérdezheted: elégedett-e, hogyan kommunikálnak, milyen gyorsan reagálnak, és ajánlaná-e másnak.

Nem kell öt referencia – kettő-három is elég. A lényeg, hogy valódi, ellenőrizhető legyen.

🔍 Kérdezd meg: „Tudnak-e adni 1-2 jelenlegi ügyfelet, akik előzetesen hozzájárultak a megkereséshez?"

⚠️ Figyelmeztető jel: Nem tudnak ellenőrizhető referenciát adni, vagy csak anonim marketing ajánlás érhető el.

Ha az alábbiak közül bármelyik fennáll, az nem szempont-kérdés, hanem kizáró ok:

🚩 1. Nincs mentés, vagy soha nem tesztelték.
Ez azt jelenti, hogy egy zsarolóvírus, egy hardverhiba vagy egy emberi hiba esetén az adataid végleg elveszhetnek. Ez nem hiányosság – ez elfogadhatatlan kockázat.

🚩 2. Nincs SLA és nincs rögzített válaszidő.
Ha nem tudod, mikor reagálnak egy leállásra, akkor nem tudsz tervezni. Az „igyekszünk" nem garancia – és egy napi 8 órás leállás az üzleted pénzébe kerül.

🚩 3. A dokumentáció náluk van, és nem adják ki.
Ha a jelszavak, a hálózati konfiguráció és az eszközlista a szolgáltató birtokában van – és nem adják ki kérésre –, az nem partnerség. A te rendszered dokumentációja a te tulajdonod.

Tipp: A szolgáltatóváltás nem olyan bonyodalmas, mint amilyennek tűnik – de felkészülést igényel. A legfontosabb, hogy a dokumentáció (jelszavak, hálózati rajz, licencek, mentési rend) a te kezedben legyen. Ha ez megvan, a váltás hetekben mérhető, nem hónapokban.